Рекомендации для работы с электронной почтой

Ниже приведены рекомендации для эффективного использования электронной почты (в порядке убывания важности). Первые пять пунктов настоятельно рекомендуются, остальные желательны.

  1. Отвечайте на все деловые письма, содержащие вопросы или просьбы в течение двух рабочих дней, желательно в тот же день. Если не получается дать окончательный ответ, то пишите, что займетесь позже (желательно указывать когда). Если вопрос или просьба не сформулированы явно, то лучше уточнить, требуется ли ответ.
  2. Используйте отдельные ящики для:
    • подписок и регистраций в интернете;
    • личной переписки;
    • рабочей переписки.

    Это нужно для того, чтобы не смешивались неважные и важные письма, требующие ответа (см. п. 1). Также это позволит настроить разную частоту получения почты: важные ящики — чаще. Если почта отвлекает от важной работы, то стоит поставить период 1 час или реже даже для рабочей переписки.

  3. Пишите правильную тему письма. Тема письма должна дать получателю быстрое представление о чем письмо, а также облегчить поиск в будущем.
  4. Используйте ящик соответствующей организации. В почтовом адресе используется доменное имя, которое ведет на сайт организации. Это служит для рекламы организации, а также для проверки (пусть и не стопроцентной, см. п. 27), является ли отправитель членом организации.
  5. Вычищайте Inbox. Если оставлять всю почту в инбоксе, то высока вероятность забыть про какое-то письмо.
    Создайте папку Archive (на некоторых почтовых серверах она может уже быть), а для нагруженных рабочих ящиков также папки: _ToDo, _Waiting (знак подчеркивания нужен для того, чтобы папка была вверху списка и обращала на себя внимание).
    Очистка Inbox: письма, не требующие ответа, либо удаляйте (если совсем неважные), либо переносите в Archive (если могут понадобиться в будущем). Требующие ответа: если ответить можно за пару минут, то отвечайте сразу и переносите в Archive. Если дольше — переносите в _ToDo (либо оставляйте в Inbox, если такое бывает редко и не стоит заводиться с отдельной папкой). Если ждете ответа еще от кого-то, то в папку _Waiting (если такое случается редко, то можно ограничиться только папкой _ToDo).
    Обрабатывать папку Inbox оптимально раз в пол часа или час (настроить частоту получения писем с сервера, чтобы не отвлекаться). Папку _ToDo — после завершения текущей задачи, но не реже одного раза в день, а папку _Waiting — раз в неделю.
    Папки _ToDo и _Waiting не должны засоряться. Если задача большая, то лучше перенести её в отдельный органайзер (список дел или софт для управления проектами), а письмо перенести в Archive.
    В Archive можно также создать подпапки по проектам.
  6. Если вы уезжаете в отпуск или иным образом становитесь недоступными на течение нескольких дней, настройте автоответчик, если на вашем смартфоне не настроена рабочая электронной почты. Защитите свой смартфон с помощью блокировки экрана: PIN-код, жест или отпечаток пальца. В сообщении автоответчика укажите контактные данные человека, который вас заменяет.
  7. Используйте кнопку Reply All. Нажимайте Reply только если действительно нужно исключить остальных получателей из групповой переписки. Для формирования правильной привычки лучше использовать кнопку Reply All всегда, даже когда один получатель.
  8. Думайте, кого включать в переписку. Если человек важен для этой темы, то ставьте его в To. Если не очень важен, но заинтересован или может поучаствовать — в CC. Если вы подключаете в переписку новых людей, перепроверьте, не содержит ли история переписки какую-либо информацию, которую эти люди не должны знать или которая может их оскорбить.
  9. В начале письма укажите имя человека/людей, к которым вы обращаетесь, особенно в групповой переписке. Обычно это тот же человек/люди, которые находятся в поле «To». Если вы хотите обратиться более чем к 3 человекам, то лучше напишите «Hello colleagues» или «Hello Team» и используйте поле «To», чтобы указать, к кому вы обращаетесь. Не злоупотребляйте словом «Team», используйте его только если все люди, к которым вы обращаетесь, действительно тесно работают вместе.
    Примеры: “Hello Firstname,”, “Firstname,”, “Hello Firstname Lastname”, “Hello Firstname L.”. Чтобы избежать путаницы, добавьте фамилию или начальную букву, если в переписке участвуют несколько человек с одинаковыми именами. Варианты “Dear Mr. LastName” и “Dear FirstName LastName” устарели и сейчас редко в электронной почте, но в некоторых случаях могут быть уместны.
  10. Не удаляйте цитирование (историю переписки). Мегабайты нынче дешевы, а история часто пригождается.
  11. Настройте автоподпись: имя, должность, организация, телефоны.
  12. Перед отправкой письма — перечитайте его. Используйте автоматический спеллчекер, а если письмо важное — Grammarly. Проверьте наличие вложений. Проверьте получателей.
  13. Настройте интеграцию почты и календаря для автоматического импорта почтовых приглашений в календарь.
  14. Отправляйте напоминание (follow up) через неделю (плюс-минус, в зависимости от срочности вопроса) ответом на изначальное письмо — не все, к сожалению, освоили п. 1. Во втором напоминании можно добавить в копию начальника получателя, или написать в мессенджер, или позвонить.
  15. Нумеруйте пункты, если пишете разные вопросы. Так получатель будет знать, что это уже другой вопрос. Также можно использовать визуальные разделители, например, ******************, если начинается совершенно новая порция текста.
  16. Для ответа с построчным цитированием — скопируйте нужный кусок текста из цитируемого письма и выделите его, например, серым цветом (нужен режим HTML). Свои построчные комментарии выделите, например, синим цветом.
  17. Вложения более 500 Кб отправляйте ссылкой на файлообменник (например, Google Drive или Dropbox). Если в групповой переписке есть люди, которым эти вложения скорее всего не нужны, то — более 100 Кб.
  18. Используйте эффективные форматы данных: docx, xlsx, pdf, png, jpg, mp3 и т.п. (неэффективные: doc, xls, bmp, wav, и т.п). Если много мелких файлов, то запакуйте их в zip. Однако некоторые почтовые сервера не пропускают архивы — в таком случае выложите на файлообменник.
  19. Пишите новое письмо ответом на старое (можно пользоваться поиском), если оно по той же теме или если получателям может помочь история переписки (см. п. 10). Можно отредактировать тему, если надо.
  20. Не отвечайте на старое письмо на совершенно другую тему только для того, чтобы использовать тех же получателей. Многие почтовые клиенты группируют письма по внутреннему идентификатору (не по теме), поэтому в одну группу попадут несвязанные письма.
  21. Добавляйте получателей в адресную книгу, если это не делает почтовый клиент автоматически. При написании письма — выбирайте получателей из адресной книги. Многие почтовые клиенты подсказывают при наборе первых букв.
  22. Там где уместно — используйте расширенное форматирование HTML: таблицы, жирный шрифт, цвет текста, шрифты. Желательно немного уменьшать размер встроенных картинок, чтобы они не загромождали текст.
  23. Пишите в теме или в начале письма аббревиатуру “FIY” если письмо не требует ответа (см. п. 1), а служит только для информации.
  24. Большинство людей не любят читать длинные письма. Если тема обширная/сложная, то лучше создать облачный документ (Google Doc, Confluence, Wiki, и т.п.), накидать туда тезисы и обсудить этот документ на звонке, а потом отредактировать документ по итогам разговора. Также имеет смысл созвониться или встретиться, если переписка даже короткими письмами затягивается.
  25. Сервис электронной почты не гарантирует и не контролирует доставку или прочтение сообщений. Очень редко, но сообщения могут не дойти, или дойти очень поздно. Для очень важных и/или срочных сообщений проверьте доставку и прочтение с помощью телефонного звонка или чата.
  26. Можно настроить фильтры, чтобы определенные неважные письма автоматически попадали в отдельную папку, которую можно разбирать реже. Также письма от начальства или важных клиентов можно отправлять фильтрами в отдельную важную папку.
  27. Отправитель электронной почты может быть сфальсифицирован, если не используется цифровая подпись. Легко создать поддельное сообщения с произвольным отправителем. Если у вас есть какие-либо сомнения, свяжитесь с отправителем, чтобы подтвердить его или ее личность. Для этой цели вы можете использовать тот же адрес электронной почты, а также другой канал связи. Фальсифицировать отправителя гораздо проще, чем получить доступ к почтовому ящику.
  28. Содержимое сообщений электронной почты может быть прочитано другими при передаче, если они не зашифрованы. Поэтому не следует отправлять сообщения, содержащие конфиденциальную или критически важную для бизнеса информацию в текстовом формате. Вы также должны проявлять осторожность при отправке важной информации, такой как номера кредитных карт и информация об учетной записи, поскольку эта информация может быть использована злоумышленниками.
  29. Содержание сообщений может быть изменено во время передачи. Если ваш корреспондент не использует цифровую подпись, вы не можете быть уверены в подлинности полученных вами сообщений.
  30. В некоторых почтовых клиентах нужно настроить заголовок ответов (Outlook style) для большей наглядности и информативности: разделительная черта, From, Sent, To, Subject.
  31. В некоторых почтовых клиентах нужно настроить автоматическое цитирование, чтобы оно шло после подписи в вашем ответе.
  32. Удаляйте из корзины письма старше двух месяцев. Удаляйте письма старше 10 лет в папке Archive. Если есть ограничения на хостинге, то переносите старые письма из Archive на Gmail.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *